Integritetspolicy - Office Depot Svenska AB

Inledning 

Din integritet är viktig för oss och vi vill alltid vara öppna med hur vi på Office Depot Svenska AB (nedan kallat Office Depot) behandlar dina personuppgifter, så att du ska känna dig trygg när du lämnar dessa till oss. I denna integritetspolicy hittar du information om hur vi behandlar dina personuppgifter, samt dina rättigheter. 

Denna integritetspolicy kan komma att uppdateras och du hittar den senaste versionen av integritetspolicyn på vår hemsida, www.officedepot.se. 

Vi försöker alltid vara så tydliga som möjligt med hur vi behandlar dina personuppgifter. Har du fortfarande frågor om hur vi behandlar dina uppgifter efter att ha läst denna policy är du alltid välkommen att kontakta oss.

Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Office Depot Svenska AB, org. nr 556024-9558 är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som du lämnar till oss.

Personuppgifter som vi samlar in från dig 

Vi kan komma att samla in olika typer av personuppgifter om dig i samband med att du besöker vår hemsida, beställer våra produkter, registrerar ett konto, returnerar produkter, kontaktar vår kundtjänst eller vid andra kontakter med oss. 

Exempel på personuppgifter som vi samlar in om dig vid dessa tillfällen är: 

· Namn 

· Användarnamn 

· Kontaktuppgifter, såsom adress, e-postadress och telefonnummer 

· Betalsätt 

· Betalningshistorik 

· Övriga uppgifter om ditt köp, t ex ordernummer och produktspecifikation 

· Kundnummer 

· Köp- och användningshistorik (t ex vilka webbsidor du besöker och var på webbsidorna du har klickat) 

· Kreditscore från kreditupplysningar 

· IP-adress 

· Ärenderelaterad korrespondens (t ex personuppgifter som du lämnar vid kontakter med vår kundtjänst) 

Varför vi använder dina personuppgifter och hur länge vi sparar dem

Ändamål och laglig grund

Personuppgifterna som vi har samlat in om dig används för olika ändamål. I detta avsnitt förklarar vi varför vi använder dina personuppgifter, ger exempel på behandlingar som vi utför för att uppfylla ändamålet och vilken laglig grund som vi baserar behandlingen på.

Lagring 

Allmänt sett sparar vi dina uppgifter så länge som uppgifterna är nödvändiga för att uppfylla ändamålen som vi samlade in dina uppgifter för. Uppgifterna kan också komma att sparas under den tid som krävs enligt tillämplig lag. För oss är det viktigt att du vet om hur länge vi behåller dina personuppgifter. I tabellen nedan förtydligar vi hur länge dina uppgifter sparas.

Ändamålet till varför vi behandlar dina uppgifter:

För att kunna administrera din beställning 

Exempel på hur vi behandlar dina uppgifter för ändamålet: 

· Vi levererar din produkt eller tjänst (inklusive kommunicerar med dig rörande din leverans). 

· Vi administrerar din betalning 

· Vi kontrollerar din adress mot externa källor 

· Vi administrerar och kommunicerar med dig i händelse av ett reklamations- och garantiärenden som rör ditt köp.

Laglig grund som vi stödjer vår behandling på:

Köpvillkoren som du har accepterat 

Så här länge sparar vi dina uppgifter: 10 år

Ändamålet till varför vi behandlar dina uppgifter: 

För att kunna marknadsföra oss och våra produkter och tjänster 

Exempel på hur vi behandlar dina uppgifter för ändamålet: 

· Vi visar relevanta produktrekommendationer eller liknande åtgärder. 

· Vi förenklar din användning av våra tjänster, t ex genom att spara dina shoppinglistor/önskelistor eller ditt valda betalsätt för göra dina framtida köp smidigare eller påminna dig om kvarglömda/övergivna varukorgar. 

· Vi genomför generella kampanjer eller skickar generella erbjudanden och inbjudningar till event.

Laglig grund som vi stödjer vår behandling på:

Vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra vårt företag och våra produkter och tjänster. 

Kom ihåg att du alltid har rätt att invända mot vår direktmarknadsföring. 

Så här länge sparar vi dina uppgifter: Kundanalysdata sparas i 1 år.

Ändamålet till varför vi behandlar dina uppgifter: 

För att kunna administrera kundtjänstärenden 

Exempel på hur vi behandlar dina uppgifter för ändamålet: 

· Vi kommunicerar med dig och besvarar dina frågor som du skickar till oss via telefon eller i digitala kanaler. 

· Vi utreder dina klagomål- och supportärenden. 

Laglig grund som vi stödjer vår behandling på: 

Vårt och ditt berättigade intresse av att kunna administrera ditt kundtjänstärende.

Ändamålet till varför vi behandlar dina uppgifter:

För att kunna uppfylla krav i rättsliga förpliktelser 

Exempel på hur vi behandlar dina uppgifter för ändamålet: 

· Vi kan vara tvungna att behandla dina personuppgifter för att uppfylla rättsliga förpliktelser, enligt krav i lagar, domar eller myndighetsbeslut. Kraven kan gälla vårt produktansvar eller säkerheten för våra produkter. I dessa fall kan vi behöva ta fram allmän kommunikation och information eller specifik information till dig om produktlarm och produktåterkallelser. Kraven kan också gälla våra skyldigheter enligt bokföringslagen eller penningtvättslagen.

Laglig grund som vi stödjer vår behandling på:

För att uppfylla krav i rättsliga förpliktelser. 

Så här länge sparar vi dina uppgifter: 10 år

Ändamålet till varför vi behandlar dina uppgifter:

För att kunna utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster, produkter och system 

Exempel på hur vi behandlar dina uppgifter för ändamålet: 

· Vi gör våra tjänster mer användarvänliga. 

· Vi tar fram underlag för att kunna förbättra vårt företag genom att utvärdera, effektivisera och planera nyetableringar av butiker och lager, inköp, lagerhållning och leveranser eller utveckla vårt sortiment. 

· Vi ger dig och andra kunder möjlighet att påverka vårt sortiment, t ex genom kund- och marknadsundersökningar. 

· Vi tar fram underlag i syfte att förbättra IT-system i syfte att höja säkerheten för företaget och för besökarna/kunderna generellt.

Laglig grund som vi stödjer vår behandling på:

Vårt berättigade intresse av att kunna utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster, produkter och system för att vi ska bli bättre, mer resurseffektiva och säkra. Dessutom vill vi göra det enklare och mer säkert för dig att använda våra tjänster, produkter och system. 

Så här länge sparar vi dina uppgifter: 10 år

Ändamålet till varför vi behandlar dina uppgifter:

För att kunna förhindra missbruk av en tjänst eller för att förhindra, förebygga och utreda brott mot företaget 

Exempel på hur vi behandlar dina uppgifter för ändamålet: 

· Vi utreder och förhindrar bedrägerier eller andra lagöverträdelser, t ex genom incidentrapportering i butik. 

· Vi vidtar åtgärder för att förhindra skräppostutskick, phishing, trakasserier, försök till olovlig inloggning på användarkonton eller andra åtgärder som är förbjudna enligt våra användarvillkor. 

· Vi vidtar åtgärder för att skydda och förbättra vår IT-miljö mot angrepp och intrång.

Laglig grund som vi stödjer vår behandling på:

Vårt berättigade intresse av att kunna tillhandahålla/använda säkra produkter och förhindra brott. 

Så här länge sparar vi dina uppgifter: 1 år

Hur vi lämnar ut dina uppgifter till andra företag

Ibland kommer vi att behöva lämna ut dina uppgifter till andra företag. Detta kan vara när vi anlitar andra företag för att hjälpa oss med våra leveranser, serviceärenden, betallösningar, IT-system eller lagring av personuppgifter (molntjänster). Dessa företag är personuppgiftsbiträden till oss och får bara lov att behandla dina personuppgifter enligt våra instruktioner. 

Utöver detta kan vi också lämna ut dina personuppgifter till andra företag som kommer att vara självständigt ansvariga för sin behandling av dina personuppgifter. Vi lämnar ut dina personuppgifter till följande företag som är självständigt personuppgiftsansvariga: 

· Transportföretag som Bring.

Kom ihåg dina rättigheter

När vi behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter. Här följer en genomgång av vilka dessa rättigheter är, vad de innebär och hur du utövar dem. 

Din rätt till tillgång 

Vi strävar efter att vara öppna med hur vi behandlar dina uppgifter. Om du vill få insyn i den personuppgiftsbehandling som vi gör i relation till dig har du rätt att begära att få tillgång till 

dina uppgifter. Om vi mottar en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. 

Din rätt till rättelse

Har vi inte dina senaste uppgifter eller behandlar vi felaktiga uppgifter om dig? Då kan du begära att dina personuppgifter rättas. Om du har ett användarkonto hos oss har du möjlighet att själv gå in och uppdatera dina uppgifter, se dina kvitton, orderhistorik och returärenden.

Din rätt till radering och begränsning

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas eller begränsas, t ex om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande lagstiftning. 

Din rätt att invända mot vår behandling (inklusive rätt att invända mot direktmarknadsföring och automatiserat beslutsfattande) 

Du har rätt att invända mot vår behandling (t ex den behandling som baseras på våra berättigade intressen). Dina personuppgifter får inte behandlas för direktmarknadsföring om du invänder mot sådan behandling. Invänder du mot vår direktmarknadsföring kommer vi att sluta med alla former av utskick till dig. 

Om du fortfarande vill ha utskick i vissa kanaler behöver du inte invända mot all typ av marknadsföring. I dessa fall kan du välja att endast få erbjudanden från oss i de kanaler som du själv väljer, t ex via e-post. 

Du har rätt att invända mot ett beslut som har fattats genom automatiserad behandling när detta har rättsliga följder eller i betydande grad påverkar dig på liknande sätt. Detta gäller inte om beslutet t ex är nödvändigt för ingående eller fullgörande av ett avtal med dig (såsom vid kreditansökningar).

Din rätt att kunna återkalla ett lämnat samtycke 

Har du lämnat samtycke till någon behandling som vi utför? I så fall har du rätt att när som helst återkalla detta. När du återkallar ditt samtycke kommer vi inte samla in nya uppgifter om dig för ändamålet som ditt samtycke avsåg, men vi har fortfarande rätt att behandla de uppgifter som vi samlat in om dig innan du återkallade ditt samtycke. Om det inte finns någon annan laglig grund som gör att vi behöver spara uppgifterna kommer vi att radera dem.

Din rätt till dataportabilitet 

För den behandling som vi utför baserat på vårt avtal med dig eller om du lämnat ditt samtycke till en viss behandling kan du begära att få de uppgifter som du har tillhandahållit överförda till en annan personuppgiftsansvarig (s k dataportering). 

Din rätt att kunna lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten 

Om du anser att vi hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du också rätt att lämna in ditt klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten/IMY.

Hur utövar jag mina rättigheter?

Vill du utöva någon av dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss via e-post till dataskydd@officedepot.se.

Intresseavvägning

Office Depot kan komma att behandla dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning som laglig grund för behandlingen. I den bedömer vi att det berättigade intresset av behandlingen väger tyngre än ditt intresse och grundläggande rättigheter av att inte få dina uppgifter behandlade. Dessa framgår i tabellerna ovan. Om du vill veta mer om vår bedömning är du välkommen att kontakta oss via e-post dataskydd@officedepot.se.